Fai da te, agenzia o travel designer?
Come organizzare il viaggio
Organizzare un viaggio può sembrare semplice, fino a quando non ci si trova davanti a una marea di opzioni online. Mi è capitato recentemente di leggere un post su Facebook in cui una persona chiedeva consigli per costruire un itinerario “senza agenzia”.
Questa richiesta, apparentemente semplice, nasconde in realtà molti dubbi e preconcetti che accompagnano alcuni viaggiatori. Spesso, infatti, quando si parla di viaggiare “senza agenzia”, la mente corre subito al classico “fai da te”, immaginando che non esistano alternative tra il pacchetto preconfezionato e l’organizzazione solitaria.
La verità è che il mondo del turismo è molto più sfaccettato di quanto sembri. Anche io, prima di iniziare a lavorare in questo settore, ignoravo molti dei meccanismi che stanno dietro a ai viaggi pubblicizzati online o nelle vetrine delle agenzie di viaggi.
In passato, ho organizzato quasi sempre tutto in autonomia, appoggiandomi ad agenzie solo raramente oppure scegliendo realtà locali una volta arrivata a destinazione.
L’esperienza come travel designer mi ha però permesso di capire che appoggiarsi a un esperto non significa necessariamente spendere di più, ma significa investire in consapevolezza.
Oggi, viaggiare è diventato molto più complesso rispetto a qualche anno fa. Non si tratta solo di scegliere una meta, ma anche di capire cosa serve prenotare in anticipo e cosa no, in quali zone è più sicuro dormire e come orientarsi tra cancellazioni improvvise, cambi operativi dei voli e un’instabilità geopolitica che può stravolgere i piani in poche ore.
Se organizzate tutto da soli, eventuali imprevisti durante il viaggio devono essere gestiti in autonomia: dovrete occuparvi personalmente di cambi, cancellazioni e ricerca di soluzioni alternative. Ecco perché è fondamentale capire che esiste una “terza via”, quella del Travel Designer, che si pone esattamente a metà strada tra la libertà del fai da te e la sicurezza dell’agenzia di viaggi.
Il dietro le quinte della costruzione di un viaggio
Per capire come muovervi, è utile prima capire come nasce un viaggio a livello tecnico.
Immaginate di voler andare in Giappone. Un viaggio non è solo un volo, ma un insieme di elementi che si incastrano tra loro: hotel, trasferimenti, escursioni, attività organizzate. Questi sono i cosiddetti servizi di viaggio, i “mattoni” fondamentali di qualsiasi esperienza.
Ma chi mette insieme questi mattoni?
La prima figura, spesso invisibile a chi viaggia, è il DMC (Destination Management Company). Sono operatori locali che lavorano direttamente nel paese di destinazione, ad esempio in Giappone. Conoscono il territorio, selezionano hotel e guide, organizzano trasferimenti e attività sul posto. In pratica sono il collegamento diretto con la destinazione, quelli che rendono possibile la parte operativa del viaggio.
Sopra di loro c’è il tour operator, che possiamo considerare come chi costruisce il viaggio vero e proprio. Prende i servizi, alcuni acquistati dai DMC e altri direttamente dai fornitori come le compagnie aeree, e li combina per creare un pacchetto completo, con itinerario, date e prezzo definito. È quello che troviamo, per esempio, nei classici “8 giorni in Giappone tutto incluso”.
Poi c’è l’agenzia di viaggi, che è il punto di contatto con il cliente finale. È il luogo, fisico o online, dove si acquista il viaggio. Nella maggior parte dei casi non costruisce i pacchetti, ma propone quelli già creati dai tour operator, aiutando a scegliere la soluzione più adatta.
Per anni il meccanismo è stato lineare: servizi → DMC → tour operator → agenzia → viaggiatore.
Oggi però questo schema non è più così rigido: i tour operator vendono direttamente al cliente finale e anche i fornitori cercano un contatto diretto con il viaggiatore.
Ed è in questo scenario che si inserisce il travel designer, una figura che non parte da un pacchetto già pronto, ma da una persona: il viaggiatore!
Agenzia o Tour Operator
Una delle confusioni più grandi in cui potreste cadere è non distinguere tra chi crea il viaggio e chi lo vende.
È un dettaglio fondamentale per capire a chi state affidando i vostri sogni. Per semplificare al massimo: il Tour Operator è il produttore, mentre l’agenzia è il negoziante. Se comprate un pacchetto Alpitour o Francorosso, sappiate che loro sono i Tour Operator: hanno definito l’itinerario, contrattato con gli hotel e stabilito i servizi. Potete acquistare quel viaggio nella vostra agenzia di fiducia sotto casa oppure online, ma il “cuore” del viaggio rimane il medesimo.
Negli ultimi anni sono nate realtà molto note, come WeRoad o SiVola, che hanno ulteriormente rimescolato le carte. Questi sono Tour Operator che hanno scelto di saltare il passaggio dell’agenzia tradizionale per vendere i propri viaggi di gruppo direttamente attraverso i loro canali digitali. In questo caso, il produttore è anche il venditore. Capire questa differenza vi aiuta a dare un nome a chi avete di fronte: state parlando con chi ha effettivamente progettato il viaggio o con un intermediario che sta selezionando per voi un pacchetto creato da altri?
Perché questo è il punto chiave. Sapere chi c’è dietro ogni scelta vi permette di capire meglio cosa state acquistando e che tipo di supporto avrete prima e durante il viaggio.
Quando entrate in un’agenzia, state cercando qualcuno che faccia da filtro tra le tante proposte dei tour operator.
Quando invece cercate un viaggio “senza agenzia”, spesso state cercando più autonomia nella costruzione dell’esperienza, oppure un rapporto più diretto con chi il viaggio lo progetta. Ed è proprio qui che si collocano le alternative: dall’organizzazione completamente autonoma fino al lavoro su misura del travel designer.
Il fascino e le sfide del Fai da Te
Il viaggio organizzato in autonomia, il cosiddetto “fai da te”, è per molti il sinonimo della libertà assoluta. Scegliere questa strada significa diventare gli architetti del proprio tempo: siete voi a decidere le tappe, i voli, quanti e quali scali, quali hotel prenotare e scegliere i tour ai quali partecipare. Molti pensano che il fai da te sia una scelta dettata solo dal risparmio economico, ma la realtà è diversa: sempre più spesso lo si sceglie per la flessibilità gestionale.
Organizzare tutto da soli vi permette di cambiare idea all’ultimo secondo, adattando il ritmo delle giornate a come vi sentite in quel momento o lasciandovi ispirare da un incontro casuale sul posto. Avete il massimo controllo su ogni singolo dettaglio.
Questa medaglia ha però un rovescio che non va sottovalutato, specialmente nel contesto attuale. In un mondo caratterizzato da incertezza climatica e geopolitica, il viaggiatore “fai da te” si trova da solo di fronte agli imprevisti. Se un volo viene cancellato o se sorge un problema con un hotel, non avrete un consulente esperto da chiamare che possa risolvere la situazione per voi. Dovrete gestire personalmente ogni reclamo, ogni riprotezione e ogni stress burocratico direttamente con i fornitori.
Il fai da te richiede dunque due risorse preziose: tempo per la pianificazione e resilienza per la gestione degli intoppi. È una scelta fantastica quando volete immergervi totalmente nella costruzione della vostra avventura, accettando consapevolmente che la responsabilità del successo del viaggio ricade interamente sulle vostre spalle.
Il Travel Designer: il sarto del viaggio
Se il Tour Operator crea abiti pronti (i pacchetti) che l’agenzia poi vende, e il fai da te è come cucirsi i vestiti da soli, il travel designer è il vostro sarto personale. Questa figura professionale nasce per colmare il vuoto tra la standardizzazione delle agenzie e la complessità del fai da te.
Il lavoro del travel designer non parte da un catalogo, ma da un ascolto profondo della persona che si affida a lui. Il travel designer prende in considerazione esigenze, desideri e interessi, tenendo conto del budget reale e di come vuole vivere il viaggio, tra momenti di relax e ciò che lo rende unico.
A differenza del fai da te, il travel designer ha accesso a strumenti professionali definiti piattaforme B2B. Non parlo dei classici siti come Booking, Skyscanner o GetYourGuide che tutti potete consultare. Parlo di sistemi dedicati agli operatori del settore che permettono di accedere a tariffe preferenziali, disponibilità esclusive e combinazioni di servizi che spesso non arrivano mai sul mercato pubblico.
I travel designer possono operare in due modi, a seconda delle necessità e della tipologia di travel designer (non tutti i travel designer sono supportati da un tour operator):
- Consulenza Pura: progettano l’itinerario perfetto per voi, vi spiegano dove prenotare e cosa fare, ma l’acquisto finale resta a vostro carico. È l’ideale se volete un piano d’azione professionale ma preferite gestire i pagamenti in autonomia.
- Con Direzione Tecnica: grazie alla collaborazione con un Tour Operator, costruiscono il viaggio e si occupano anche di tutta la parte contrattuale e delle prenotazioni. In questo caso, avrete la massima sicurezza: se qualcosa non va, c’è un soggetto giuridico responsabile che interviene tempestivamente per voi.
Il Travel Designer trasforma il viaggio in un’esperienza coerente e personalizzata, eliminando lo stress della ricerca estenuante e garantendo un livello di cura del dettaglio che un pacchetto standard non potrà mai offrirvi.
Il viaggio giusto al momento giusto
In definitiva, dovete sapere che non esiste un modo “giusto” o “sbagliato” di organizzare un viaggio in assoluto. Esiste solo il modo che meglio si adatta a voi e al particolare momento della vita che state attraversando.
Ogni viaggio nasce da esigenze diverse e anche voi, come viaggiatori, cambiate nel tempo.
Ci saranno momenti in cui avrete l’energia e il tempo per perdervi in settimane di ricerche online, godendovi ogni singolo click del fai da te per avere il pieno controllo di ogni sfumatura del vostro viaggio.
Altre volte sentirete il bisogno di affidarvi ad un’agenzia, o ad un tour operator, perché volete seguire il vostro divulgatore preferito in Egitto che sarà il coordinatore di quel viaggio che sognate da sempre.
E poi ci sono quei viaggi che “devono essere perfetti”, dove cercate qualcosa che parli davvero di voi, che sia unico e costruito su misura attorno alla vostra personalità: in quel caso, il Travel Designer è il vostro alleato ideale.
Il mio obiettivo non è convincervi che una strada sia migliore dell’altra, ma fornirvi gli strumenti per scegliere con consapevolezza. Il viaggio non dovrebbe mai essere una fonte di stress, ma un’esperienza che arricchisce la vostra vita.
Che decidiate di fare tutto da soli, di entrare in agenzia o di sedervi a tavolino con me, o con un altro travel designer, per disegnare il vostro prossimo viaggio, l’importante è che quella scelta vi faccia sentire sereni e pronti a partire.
Perché alla fine, il viaggio non comincia quando salite sull’aereo, ma nel momento esatto in cui decidete come volete sognarlo.
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