Come organizzare un viaggio di gruppo
Noi siamo bravi ad organizzare viaggi di coppia o al massimo viaggi in famiglia ma viaggi di gruppo per 40/50 persone non ne abbiamo mai organizzati. Abbiamo quindi chiesto a Gianni, che organizza viaggi di gruppo da anni, di raccontarci la sua esperienza e soprattutto la sua organizzazione.
Gianni: l’organizzatore di viaggi
Nel presentarmi, Claudia ha scritto che sono “organizzatore di viaggi”. Sì, dal 2005, per conto di una Cooperativa della quale sono socio, organizzo almeno due viaggi all’anno.
Forse non lo sapete ma, dal lontano 1970, per lavoro, ho viaggiato per mezzo mondo e anche un po’ di più; sicuramente in tutti i continenti: da Torino a Sidney più di 48 ore di viaggio (compresi gli scali per rifornimento); attraversato l’Afghanistan scortato da due mig russi la notte del 24 dicembre 1979 di ritorno da Hong Kong.
Ho viaggiato con Presidenti della Repubblica quando non avevano ancora l’aereo di stato; con squadre di calcio, con Gullit e Van Basten per decine e decine di volte, Valentino Rossi, Thoeni, Tomba e tanti altri che manco conoscevo.
Mi sono sempre preparato la valigia da solo in dieci minuti. Anche nei viaggi di un giorno, avevo sempre nella mia 24 ore un vestito di ricambio, una camicia e almeno due cravatte.
Contrariamente a mia moglie Bruna, amo partire e ritornare, mentre lei non partirebbe mai e, una volta fuori dal cancello, non ritornerebbe mai a casa. Se andiamo via in auto, tra scarpe, sandali, gonne, pantaloni, golf, foulard, … più che una partenza sembra un trasloco.
Perché organizzare viaggi per 40 o 50 persone?
Dopo questa inutile premessa, la domanda sorge spontanea: perché organizzare viaggi per 40 o 50 persone? Che gusto si prova?
Vivo in un paesotto della seconda cintura di Torino con poco più di 5 mila abitanti. Molte persone dai 65 agli 85 anni non uscirebbero di casa per affrontare un viaggio anche se di piacere: prendi la valigia e vai alla stazione, in treno vai a Torino e poi prendi il tram che ti porta dove parte il pullman del Tour Operator, lì ti guardi intorno e non conosci nessuno, se non fosse per la faticaccia che hai fatto per arrivare fino a lì, torneresti indietro anche a piedi.
Ecco perché e per chi organizzo viaggi.
I viaggi da me organizzati non si trovano nei cataloghi dei Tour Operator, sono luoghi che io ho già visitato e che so che il gruppo che mi segue apprezzerebbe o luoghi che non ho mai visto ma che desidero tanto visitare.
Dimenticavo di dire: io pago la quota come tutti gli altri, non un centesimo in meno.
Uno dei viaggi del 2021: Abruzzo da gustare
Per meglio comprendere in cosa consiste questa organizzazione, vi descrivo il viaggio di quest’anno 2021: Abruzzo da gustare. (Non c’ero mai stato).
Periodo: fine della scuola (a cavallo del 2 giugno), prima dell’inizio della scuola (primi di settembre). È pur vero che siamo tutti pensionati, ma è altrettanto vero che negli altri mesi dell’anno ci sono i nipotini da accompagnare a scuola e da seguire lungo la giornata.
Per questa ragione, anche le gite di un giorno vengono fatte di sabato o di domenica.
Queste sono più semplici da organizzare: scelgo una meta (non più lontana di tre ore e mezzo di viaggio con il Pullman), lo dico a GPS Viaggi (il Tour Operator che mi organizza tutta la parte logistica: trasporto, ristorante tutto incluso, accompagnatore/trice; sono bravi e soprattutto amici); che mi dice quanto è la quota pro capite; mi comunica anche a quanto ammontano eventuali ingressi e guide locali; a questo aggiungo mancia per l’autista e l’accompagnatore/trice ed esco con il programma che viene consegnato a mano alle persone che mi seguono ormai da 15 anni.
Alcuni esempi di questi viaggi sono: Certosa di Pavia al mattino e Duomo di Milano il pomeriggio; Lago d’Orta con isola di San Gilio e i murales di Legro; Bergamo e Crema; Como e Monza; ma anche una miniera di talco in Val Germanasca; OGR (Officine Grandi Riparazioni) e palazzo Carignano a Torino.
Per noi che viviamo in Italia, l’imbarazzo è solo nella scelta.
Organizzare un viaggio di 7/10 giorni
Più impegnativo invece il viaggio di 7/10 giorni.
- Scelta della meta: a parte Mosca e San Pietroburgo e da Postumia a Monstar, tutti gli altri riguardavano una zona dell’Italia
- Scelta dei luoghi da visitare: di interesse storico, artistico, naturale, curioso e museale
- Suddivisione delle visite in giornate
- Stesura del programma finale con gli amici di GPS Viaggi
Scelta della meta
Anche per un tour di più giorni, per scegliere dove andare, basta aprire l’atlante geografico dell’Italia ad una pagina qualsiasi.
Esempi di viaggi?
- Caserta-Napoli-Pompei
- Venezia e laguna veneta
- Vicenza – Treviso – Padova e Ville Venete
- Dolomiti
- l’Etruria
- Puglia e Sassi di Matera
- Sicilia
- ecc.
Quest’anno, come ho detto, il viaggio riguardava l’Abruzzo.
Ovviamente tengo conto delle richieste dei miei “turisti” sempre generosi nel suggerirmi soluzioni che alla fine, tirando le somme, mi trovo una destinazione diversa per ogni persona e neppure marito e moglie mi indicano un meta comune.
Scelta dei luoghi da visitare
Inizio a sistemare la mia scrivania. Almeno 2 blocchi notes, uno per appunti vari e l’altro per il programma, carta nella stampante, cartella nel computer con il nome del viaggio.
Inizio a cercare le “cose da vedere in Abruzzo”, le seleziono e salvo nella cartella; “la cose da non perdere in Abruzzo”, le seleziono e le salvo nella cartella; “le 10 cose più belle dell’Abruzzo”, seleziono e salvo …
Quando ritengo di avere materiale sufficiente, si tratta sempre di un centinaio di pagine, inizio ad esaminare attentamente ogni luogo: lo cerco in internet (mi faccio aiutare da Wikipedia – spesso trovo materiale interessante in inglese e anche francese); nel blocco notes degli appunti vari scrivo il luogo e una valutazione (spesso un voto). In questo modo scorro le cento e più pagine estratte.
Alla fine della cernita, ordino i luoghi in ordine decrescente rispetto al giudizio, e, sulla pianta geografica estratta da Google, inizio a fare dei cerchi. Completato questo lavoro, unisco i vari cerchi in un ipotetico ideale tour suddiviso in giorni.
Suddivisione delle visite in giornate
Inizio ad impostare un programma giornaliero utilizzando il secondo blocco notes.
Guardo le distanze chilometriche tra le varie tappe, il tipo di strada (autostrada, curve, strettoie ecc.).
In ciascun posto segno le cose da visitare, prendo nota del costo degli ingressi e calcolo i tempi per le visite.
Stesura del programma finale con gli amici di GPS Viaggi
Mando la mia ipotesi di programma a GPS Viaggi per la stesura del programma finale.
Inizia la mediazione: la prima telefonata da parte di Paolo (che da sempre mi dà un grande aiuto) è sempre la stessa: “Ma Gianni, ma tu li vuoi massacrare! Non gli dai un attimo di respiro! Posso farti delle proposte?”; mail, telefonate e trattative per un mese e alla fine il programma è pronto e definitivo.
Mentre Paolo organizza tutta la parte logistica, io mi dedico alla presentazione del tour.
La settimana prima della partenza, tutti i partecipanti sono invitati ad un incontro dove viene presentato il programma giorno per giorno nel quale viene proiettato il percorso, le distanze e le difficoltà, le cose che andremo visitare, le informazioni utili e le curiosità dei luoghi che verranno visitati, personaggi storici e contemporanei famosi del luogo (tutte cose utili ed inutili che però contribuiscono a familiarizzare e soprattutto a scegliere su che cosa concentrarsi quando si è sul posto).
Vengono fornite le ultime raccomandazioni (quest’anno riguardavano green pass, mascherine, documenti), le indicazioni e gli indirizzi degli alberghi, consigli sull’abbigliamento e soprattutto come versare le quote (sì, perché io devo portarmi i contanti per pagare ingressi, guide locali, tasse di soggiorno ecc. che saranno documentate da ticket o da ricevute fiscali, e questo per evitare che vengano fatturate da GPS e quindi assoggettate ad IVA).
Non è facile accontentare tutti i partecipanti al viaggio
Non sono tutte rose e fiori i viaggi organizzati da me. Io dico sempre che chi partecipa ai miei tour può lasciare a casa il portafoglio, e nonostante non ci sia tempo libero dedicato a specialità locali e souvenir (critica aspra nei miei confronti anche da parte di mia moglie che mi rimprovera dalla partenza all’arrivo che non capisco le donne, che il carattere femminile richiede (esige) di entrare nelle botteghe ma solo per familiarizzare) mi vedo costretto a concedere qualche piccolo strappo sul programma.
Nei viaggi da me organizzati inserisco sempre un fuori programma: le sorgenti del Timavo a San Giovanni di Duino di Trieste, la chiesa di Santa Caterina di Alessandria a Galatina (Lecce), le fonti del Clitunno fra Spoleto e Foligno; ma anche il lago di Braies in Val Pusteria o un attore che ci fa da guida a Recanati nei panni di Giacomo Leopardi.
Quando ero più giovane, tornato dal viaggio, preparavo un DVD con le fotografie salienti ed i posti visitati che offrivo ai partecipanti; ora mi dico che questo è stato l’ultimo viaggio da me organizzato. In questo momento sto scaricando il materiale per organizzare quello del prossimo anno: Parigi e Normandia i luoghi dello sbarco. (Fuori programma Mont Saint Michel).
Noi di Travel With The Wind ringraziamo veramente tanto Gianni per averci raccontato come si fa ad organizzare un viaggio di gruppo per 40/50 persone. E’ tutto più complicato ma con una buona organizzazione si può fare!
Vi ricordiamo che, se anche voi volete cimentarvi nella scrittura di un articolo, potete scrivere qualcosa per noi. Potete far conoscere, non solo a noi, ma anche a tutti i nostri amici la vostra avventura, il vostro paese, un luogo che vi è rimasto nel cuore o, come ha fatto Gianni raccontarci come organizzate i vostri viaggi, contattateci!
Siamo sempre felici di ospitarvi su Travel With The Wind!!
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